¿Has recibido una notificación de que la reunión empieza en diez minutos y has pensado “Qué pereza”? Bien, de reuniones virtuales aburridas y tediosas, hemos tenido todos en algún momento. Sin embargo, esto no debe porque ser así, ¡di sí a las reuniones virtuales efectivas! En la entrada de hoy te planteamos nueve preguntas que te debes hacer para conseguir más eficacia en las reuniones virtuales. 

¿Es necesario hacer una reunión? 

Lo sabemos, es una pregunta muy complicada. Puede darse que si contestamos “no” más de la cuenta e intentamos solucionar temas por mensajería o con una llamada, los asuntos se pueden alargar por no abordarlos correctamente. En cambio, si hacemos demasiadas reuniones, gastamos una importante cantidad de tiempo, que repercute en la consecución de otras tareas. 

Saber si es necesario realizar una reunión a veces es algo muy claro, a veces no nada es fácil de determinar. Algunas claves para saber cuando debemos convocar una reunión:

• Si se trata de asunto en el que existen distintos puntos de vista.
• Si necesitamos resolver un problema o contestar a una pregunta.
• Para discutir las conclusiones de un proyecto.
• Cuando hay un cambio de procedimientos, protocolos… 
• Cuando tenemos nuevos objetivos y queremos implementarlos.
• Para valorar un proyecto o tarea ejecutada. 

En este sentido, será importante que la reunión sea productiva y provechosa para el equipo. Por eso, serán muy cruciales una serie de planteamientos, que explicaremos a continuación. 

¿Cómo va a ser la reunión? 

No es lo mismo una reunión para informar de la nueva política de la empresa o un equipo de trabajo para implementar una estrategia. La primera es informativa y la segunda es mucho más operativa. Es fundamental tenerlo claro desde el minuto cero, porque la planificación de la reunión va a depender de ello. 

¿Hemos preparado la reunión? 

Aunque hayas asistido a una gran cantidad de reuniones sin ningún tipo de preparación, una reunión ha de estar bien organizada y ha de tener un objetivo claro. Cuando hablamos de preparar una reunión, no solamente nos referimos a un orden del día, también de qué información vamos a dar, cómo se va a dar (exposición oral, informe)… En caso de que la reunión implique una toma de decisiones: cómo se van a tomar, ¿qué procedimientos vamos a seguir? Sin olvidar de planificar cómo serán las intervenciones, réplicas… Finalmente, debemos planificar la duración de la reunión, pero vamos a dedicarle un nuevo apartado a este punto, que es muy importante. 

¿Qué haría Steve Jobs?

Seguro que estaréis familiarizados con las tres reglas de Steve Jobs para unas reuniones efectivas. Reuniones cortas (no más de 30 minutos) con poca gente y con una agenda ligera, sin muchos temes a tratar. ¿Fácil, no? 

Bien, la realidad de cada organización es diferente y ponerlo a la práctica no siempre va a ser posible. Pero debemos tener en cuenta este “keep it simple” que predicó Steve Jobs. Las reuniones largas pueden hacerse improductivas porque los equipos se cansan, las reuniones con muchos temas pueden ser complejas de organizar y gestionar… La solución muchas veces pasa por el “menos es más”: más reuniones de corta duración. Otra idea es que se puede trabajar un objetivo entre diferentes equipos en reuniones separadas y después hacer una puesta en común. 

¿Para ti es importante que un una reunión haya dinamismo?

 Seguro que sí, para que no te entre ese soponcio que todos conocemos, ¿cierto? Hay muchas maneras de hacer efectiva una reunión: pensar cambios de tareas o en la forma en qué se gestiona un asunto sería una buena idea. Por ejemplo, podemos proponer un debate, intercalarlo con una exposición con la herramienta Genially, después trabajar con alguna herramienta de colaboración visual como Miro… 

¡Ah, y los descansos! Son cruciales. Tenemos la idea de que son una pérdida de tiempo, pero el cerebro humano no es una máquina y se cansa, y cuando se cansa no es productivo. Bastará con un breve receso de 10 minutos para recargar las pilas. Vas a ver como notas un aumento de la productividad, y consigues reuniones virtuales efectivas. 

¿Enciendo la webcam?

Es fácil caer en la tentación de atender una reunión en pijama y desconectar la cámara. Una reunión virtual se debe diferenciar de una conversación telefónica. De hecho, quizás hay asuntos que podremos despachar por teléfono, pero ya hemos hablado antes de cuando es necesaria una reunión.

Desde Crono Legal reivindicamos la importancia de tener la cámara encendida, aunque no estés interviniendo. Primero, porque las personas necesitan sentirse interpeladas para orientar su discurso y para sentir la conexión entre los participantes. Es como cuando hablas con una persona que no te mira, seguro que has experimentado esta situación y te ha producido algún tipo de emoción desagradable. Segundo, en el momento de intervenir: una parte muy importante de lo que comunicamos se expresa a través del lenguaje corporal, por lo que tus gestos y expresiones refuerzan tu discurso. 

¿Estamos usando herramientas de soporte?

Quizás uno de los problemas más relevantes de las reuniones virtuales es que las personas no se implican tanto. Una de las razones es porque no hay una interacción presencial entre ellas. Aquí otra vez reivindicamos la importancia del lenguaje no verbal para tener las personas participantes activas y presentes. 

En este sentido, existe una gran variedad de herramientas de colaboración para mejorar el trabajo en equipo o para motivar a los participantes. Ya hemos hablado de herramientas como Miro, que no solo van a hacer la sesión más fácil, sino que van a aumentar la colaboración y, por tanto, la implicación. 

Pero hay más, están empezando a desarrollarse plataformas de reunión con realidad virtual, y todo apunta que va a ser tendencia en el futuro. Para entrar en una reunión virtual nos pondremos las gafas de realidad virtual y tendremos una experiencia inmersiva a través de una sala con nuestros avatares, que seguirán los movimientos. Las ventajas son evidentes, el lenguaje no verbal está mucho más presente y la interacción entre los participantes es más alta. Todo ello nos va a ayudar a lograr unas reuniones virtuales efectivas. 

¿Quién es el moderador?

Es una figura muy importante que, por desgracia, no siempre la vemos presente en las reuniones virtuales. Un moderador es una persona que organiza las intervenciones de los participantes de una reunión. No solamente se encarga de los turnos de palabras, sino de encauzar la conversación si las personas se estancan en un tema, liberar tensión y resolver conflictos, encargarse que todas las personas intervengan… Esta figura es garantía de éxito y de efectividad en las reuniones. 

¿Hemos puesto deberes a los participantes?

Para tener una reunión efectiva, los participantes deben tener un trabajo previo a realizar. Pongamos un ejemplo práctico: una reunión interdepartamental en la que asisten los representantes para decidir qué aspectos de un caso va a resolver cada departamento. Llegamos a la reunión sin haber comunicado ninguna tarea previa y preguntamos: ¿qué puede hacer cada departamento? Bien, si los asistentes no conocen previamente los detalles del caso y no han podido hablar con sus equipos para saber la carga de trabajo y, por lo tanto, su disponibilidad, es muy probable que las decisiones que se tomen no sean las más acertadas. 

Es por ello que siempre debemos facilitar la información por adelantado, para que en la reunión se puedan tratar correctamente las acciones y acuerdos a tomar. Es importante la figura de una persona que gestione las reuniones. Es decir, que se encargue de convocar a los participantes, facilitar la información y, además, pedirles lo que deben preparar. Ah, y relacionado con lo que comentábamos sobre implicación de las personas participantes, esto es otra forma de hacer que se sientan partícipes de la reunión online y no sean meramente receptores. Como debéis suponer, de esta manera conseguiremos reuniones virtuales efectivas.