Cualquier profesional, desde un autónomo a una PYME, seguro que se ha visto con la necesidad de reclamar una factura impagada. Puede ser por servicios profesionales, por suministros de bienes… Pero seguro que en algún momento de su actividad se encuentra con que uno de sus clientes no atiende el pago de su factura. Se convierte en una situación no deseada y conlleva un grado de preocupación, porque supone un impacto negativo a la marcha de la actividad empresarial.
En esta entrada os vamos a contar cómo reclamar una factura impagada: todas las opciones, pasos, alternativas… Pero antes que nada, vamos a dejar claros unos conceptos previos importantes.
Qué es una factura impagada?
Es importante saber los requisitos para considerar una factura impagada, puesto que no todas las deudas son reclamables. Por eso, es fundamental que la deuda esté correctamente acreditada. Así os lo contábamos en nuestra entrada sobre los principales problemas del monitorio y aquí os dejamos un resumen:
- Una deuda debe ser líquida, es decir, representada en dinero.
- Determinada: expresada con letras o cifras comprensibles en el título. Debe existir un contrato, factura o similar que vincule al deudor con el prestatario.
- Además, la deuda debe estar vencida. Es decir, que haya transcurrido el plazo para abonarla, un máximo de 60 días a partir de la emisión de esta. A partir de este momento, se puede exigir el cobro de la deuda al deudor por la vía del monitorio.
Por otro lado, es fundamental disponer de las pruebas suficientes para acreditar esta deuda y que la factura impagada se sostenga. Es decir, documentos que acrediten la relación existente entre el deudor y el acreedor. Por ejemplo, documentos donde aparezca la firma, sello, marca o cualquiera otra señal, física o electrónica, del deudor.
En conclusión, debemos disponer de una factura con una deuda vencida. Además de otra documentación para justificar la deuda: un presupuesto aceptado, albaranes de entrega, contrato firmado…
Qué puedo hacer para reclamar una factura impagada
La vía amistosa o extrajudicial es la mejor forma de empezar para reclamar una factura impagada. Sin embargo, algunas veces no es garantía de éxito, por lo que tendremos que acudir directamente a la vía judicial. De entrada, pude parecer muy complicado y costoso, pero no tiene por qué ser así, sobre todo si se acude a un despacho especializado. A continuación, pero, vamos a repasar las opciones previas a la vía judicial.
Reclamar una factura impagada por la vía amistosa
Ante todo, el sentido común nos lleva a realizar una reclamación de manera amistosa con nuestro cliente que tiene una factura impagada. El objetivo es alcanzar un acuerdo de como podrá atender su obligación. Es muy recomendable, como paso previo a la negociación, saber las circunstancias que ha llevado a esta empresa a no poder atender el pago. Un buen diagnóstico, facilita sustancialmente la prescripción de la solución.
Se recomienda, tras unas primeras conversaciones, dejar reflejo de los temas tratados, propuestas analizadas y, finalmente, si se ha concretado algún plan de acción concreto.
Consulta e inscripción en fichero de morosos
En segundo lugar, puedo y debo realizar una consulta a alguno de los distintos ficheros de morosos para conocer con más amplitud la situación de mi deudor. Relacionado con el punto anterior, esto nos va a dar más información del deudor y de su capacidad o disposición para hacer frente al pago de la deuda. En conclusión, va a marcar nuestra hoja de ruta.
Cuando confirmemos que el deudor no va a atender su obligación de pago de la deuda, va a ser el momento de inscribirlo en el fichero de morosos, por dos motivos:
a) Como medida de presión: a nadie le gusta o no le debería gustar figurar en tales ficheros, además puede suponerle más de una que otra molestia.
b) Cualquiera otro potencial proveedor suyo que consulte el fichero desistirá de suministrarle.
Para la inscripción habrá que cumplir con los trámites que están establecidos en cada uno de ellos, puesto que existen muchas empresas y entidades que gestionan ficheros de morosos. Los más populares son el fichero ASNEF, el RAI, Registro de Aceptaciones Impagadas o Experian.
Reclamar la factura impagada por la vía judicial
Llegado a este punto, deberemos recurrir a la vía judicial. Seguro que es la no deseada, pero suele ser finalmente la más efectiva. En Crono Legal recomendamos asesorarse por abogados especializados también para la reclamación extrajudicial, porque un soporte especializados nos va a hacer tomar las decisiones indicadas en los momentos oportunos. En un proceso de recuperación de deuda es muy importante actuar cuando toca, puesto que hay algunas gestiones que a posteriori no se van a poder revertir. Y esto también nos va a ayudar en el caso de que tengamos que recorrer a la vía judicial.
Es importante que en el momento que veamos que tenemos que recurrir a la vía judicial para reclamar una deuda no nos demoremos mucho a solicitar asesoramiento legal e iniciar el proceso. Puesto que una deuda tiene su plazo de caducidad y prescripción.
La vía judicial supone la presentación de una demanda, en general será suficiente un procedimiento monitorio, un sistema ágil para recuperar deudas. Como hemos mencionado, será necesario contar con un abogado y un procurador de los tribunales.
La notificación al deudor, una forma de recuperar la deuda
Una vez en manos del equipo legal, estos le irán informando de la evolución de los procedimientos. Por ejemplo, como una vez admitida la demanda en el juzgado, se debe notificar al deudor la misma.
La notificación suele llevar, en bastantes ocasiones, a que el deudor (tras la fase amistosa sin éxito, tras la inscripción en el registro de morosos sin que reaccione, ahora en el juzgado…) reaccione y contacte con el abogado, con intención de alcanzar un acuerdo.
En caso contrario, el procedimiento seguirá y, en pocos meses, llegaremos a la fase de ejecución, en donde procederemos al embargo de todos los derechos y bienes posibles, como fase final de persuasión.
