Un workflow implementado correctamente no solo mejora la eficiencia y la velocidad de una Legal Tech especializada en recuperaciones de deuda masiva, sino que asegura un buen flujo de caja. Otras ventajas son que garantiza la inexistencia de errores en la evaluación de la deuda en el momento del cobro, asegura que las cancelaciones ocurran cuando deberían y reduce el trabajo redundante. En definitiva, se trata de evitar trabajos duplicados y acciones estériles frente a un deudor para ser altamente eficientes.
Esta metodología de trabajo es útil para cualquier organización que quiera agilizar sus procesos y obtener mejores resultados. Es por ello que hemos pensado en dedicarle una entrada entera. Os explicamos todo lo que necesitáis saber sobre un proceso workflow y los beneficios que tiene en la recuperación de deuda, sobre todo en la gestión de carteras masivas.
Qué es workflow
Workflow viene del scientific management de Henry Gantt, un ingeniero que se especializó en la gestión científica para ser eficiente en los proyectos, en el momento del auge de la industrialización. Esto, hoy en día, es una de las bases importantes en el project management de empresas tecnológicas, como son las Legal Tech.
¿Pero qué es workflow? El significado de workflow es sencillo: un flujo de trabajo. Son una serie de pasos sistematizados y jerarquizados, organizados en un diagrama de flujo o una checklist, que facilitan la resolución de tareas. Hablamos de un proceso estructurado altamente efectivo que mejora el rendimiento.
Se puede usar para tareas muy sencillas, pero es de gran utilidad en procesos complejos en los que se involucran un gran número de recursos de diferente índole. Es más, muchas apps o software del tipo CRM o ERP basan su arquitectura en un sistema workflow. Al final, se trata de usar estos sistemas para automatizar procesos. Trabajar con software que respalde nuestras tareas y sistematizar las actividades.
La importancia del workflow en la recuperación de deuda
En Crono Legal somos especialistas en recuperaciones masivas, es decir, gestionamos grandes carteras de deuda, con grandes cantidades de información. Esta información se ha de procesar para hacer un análisis y extraer conclusiones. Para ello, tener sistematizados nuestros procesos es de vital importancia y, por eso, utilizamos sistemas de workflow para la gestión de estos expedientes.
Los beneficios del worflow en la recuperación de deuda masiva
A continuación, os explicamos los beneficios de utilizar un workflow para analizar y administrar equipos de abogados, ingenieros y procuradores que se encargan de la recuperación de deudas.
- El dinero llega más rápido: imagine cuánto tiempo le tomaría llegar a su destino de vacaciones sin poder usar una app de mapas, como Google Maps, para llegar allí. Lo mismo ocurre con los procesos de recuperación de deudas: cuanto más planificado esté el procedimiento de recuperación, más rápido será el proceso hasta disponer del dinero recuperado en la cuenta del propietario del crédito.
- Se reduce el número de cancelaciones de deudas incobrables: tener definidos en detalle el procedimiento y aplicar las métricas correctas permite a los abogados especialistas en recuperación de deuda comprender qué pasos del proceso son efectivos y cuáles no. Cuando hablamos de expedientes con tantos archivos, saber qué camino escoger es fundamental para llegar a tiempo. Mover las opciones de quita parcial de la deuda desde el final del proceso al principio puede reducir las cancelaciones. Pero esto no es posible si no se dispone de una trazabilidad absoluta del proceso de cada uno de los deudores. Lo mismo, cuando gestionamos volúmenes grandes de información, solo un sistema de trabajo basado en workflow nos lo puede proporcionar en tiempo real.
- Escalabilidad: tener procesos limpios, concisos y documentados facilita la incorporación de personal adicional cuando llega el momento de ampliar los equipos. Pudiendo así disponer de instrucciones claras, simples y precisas para los nuevos miembros del equipo.
- Incidencias evitables: al trabajar en grandes volúmenes de procedimientos, es humano alguna imprecisión, descuido, olvido… Esto puede acarrear alguna incidencia o pérdida. Prevenir este tipo de incidentes es el “plus” que marca la diferencia para nuestro propietario del crédito.
Cómo implementar un sistema de trabajo workflow en una empresa
Como hemos dicho anteriormente, podemos implementar un sistema de trabajo basado en workflow en procesos muy simples u en procesos altamente complejos. Por otro lado, podemos hablar de usar workflow en procesos automatizados o manuales. Además, según la actividad de cada empresa, el sistema workflow será distinto. Es decir, igual que no hay dos sistemas workflow iguales, tampoco hay una fórmula mágica para crear un sistema workflow. Sin embargo, os dejamos a continuación unos cuantos consejos.
- Pensar en el objetivo, es decir qué queremos conseguir a través de un sistema workflow.
- Hacer un análisis del estado de la cuestión. Se trata de saber cómo hemos trabajado hasta ahora, qué ha ido bien y qué ha fallado. También podemos buscar casos de éxito fuera de nuestra organización para poder comparar.
- Utilizar procedimientos de diseño iterativo, es decir en fases: analizar, idear, prototipar, evaluar. Y así, sucesivamente. Es decir, probamos una propuesta de diseño de diagrama workflow y evaluamos su efectividad, buscamos qué se puede mejorar y volvemos a diseñar hasta tener un prototipo que se convierta en diseño definitivo. Será el momento de aplicarlo, pero aquí no termina la cosa. Os contamos más.
- Analizar los resultados. Una vez hemos implementado el sistema, es importante realizar una evaluación periódica de los resultados. Debemos considerar la complejidad de los entornos que nos rodean y saber que lo que está funcionando ahora, puede dejar de hacerlo porque las circunstancias son distintas.
- Implicación de todos los stakeholders. En este proceso de creación, implementación y evaluación de un sistema de trabajo workflow es importante que todas las personas y organizaciones implicadas en la empresa participen en su elaboración. Además, es probable que necesitemos incorporar a equipos expertos, sobre todo si vamos a necesitar software a medida.
Contar con un departamento de IT, un requisito importante.
En la implementación de sistemas workflow, todos los integrantes de una organización son importantes. Sin embargo, el departamento de IT será la punta de lanza, un imprescindible en el proyecto. En nuestro caso en particular, era necesario ordenar y sistematizar procesos, pero era necesario también pensar en la automatización. Es por ello que necesitábamos incorporar software de diferentes clases, algunos de ellos a medida (os lo contaremos más adelante), y que se interconectaran entre sí. Por eso, en Crono Legal, el Departamento de IT fue el encargado de liderar y gestionar la implementación de un sistema workflow.
Un ejemplo de workflow: pasos del proceso en la recuperación de deudas
La recuperación de la deuda es el objetivo final de una Legal Tech especializada en recuperaciones. Comienza con la presentación de la demanda y/o escrito de personación en el juzgado y finaliza cuando se recibe el pago en la cuenta del propietario del crédito. Para ello, deberemos seguir los siguientes pasos:
- Disponer del máximo de información del deudor y de la causa de la deuda. Es importante disponer del máximo de información en esta fase previa y extraer de la documentación la máxima información que puede ser de interés a lo largo del proceso de recuperación. Tanto de los titulares de la deuda, como del contrato suscrito y el objeto en este momento de litigio por impago.
- Contacto: se debe enviar una notificación previa al deudor, con el aviso de su judicialización y/o de la venta de la deuda a un tercero. En este punto, estaremos verificando el domicilio que disponemos y sabremos en qué casos el deudor ha cambiado de domicilio y, en consecuencia, si nuestra información se encuentra desfasada.
- Interposición de la demanda y/o personación en el juzgado: es cuando entra en escena el abogado, que deberá interponer una demanda contra el deudor y/o hacer la presentación de un escrito personándose (es decir, continuando) en el procedimiento judicial ya iniciado previamente. En esta fase, se suelen dar diversas incidencias de tipo material y/o judicial que se deben ir afrontando, en función de la profundidad de la materia.
- Fase de seguimiento: Los equipos de paralegales deberán realizar una labor de seguimiento y control utilizando las herramientas que disponen para ir empujando todos los procedimientos hasta llegar a la fase de apremio o ejecución.
- Fase de ejecución: este es el hito más deseado por todos los intervinientes, pues a partir de este punto los abogados podemos empezar a “intervenir”. Con el apoyo judicial poder trabar embargo sobre los diversos derechos y bienes que disponga el deudor.
Y hasta aquí nuestra entrada sobre los sistemas de trabajo workflow, sobre cómo implementarlos y los beneficios que tienen para las Legal Tech. Hemos terminado con un ejemplo, muy resumido, de los pasos a seguir para recuperar una deuda.
En futuras entradas os iremos detallando cómo continúa una vez tenemos el apoyo judicial. También daremos más detalles de los sistemas de workflow aplicados a la recuperación de deuda masiva. En una entrada se nos queda corto el espacio. Nos vemos en futuras entregas!
