Cuando hablamos de transformación digital y digitalización es inevitable relacionarlo con adaptación, productividad, éxito, retorno de la inversión… Es cierto que se está hablando mucho de digitalización de negocios y de los beneficios son incontables. Sin embargo, un proceso de transformación digital implica un esfuerzo organizativo, planificación, inversión, recursos… Por lo que si una empresa se plantea un proceso de transformación digital, ha de tener claro los beneficios que va a obtener. Es por ello que es muy importante medir el éxito en los procesos de transformación digital. Hoy, en Crono Legal, os explicamos cómo.
5 Preguntas para medir el éxito de la transformación digital.
En el momento que planifiquemos el proceso de digitalización de nuestro negocio, vamos a tener en cuenta los recursos, el presupuesto… Bien, en este punto es muy importante no olvidarnos de la evaluación de dicho proceso. Debemos tener claro que la inversión vale la pena. ¿Cómo lo hacemos para medir el éxito de la transformación digital y la digitalización? En Crono Legal lo hicimos a través de 5 grandes preguntas.
Los momentos de la evaluación
Antes de empezar, es importante aclarar que esta evaluación de la transformación digital la haremos a posteriori. Es decir, el mejor momento es entre seis y doce meses después de finalizar la transformación digital.
Sin embargo, para que esta evaluación sea fiable, debemos tener algo con lo que comparar. Parece muy evidente, pero, no siempre se disponen de datos previos para dicha comparativa, sobre todo si antes no estaban los procesos digitalizados. Por eso, antes de empezar el proceso de digitalización, haremos una evaluación diagnóstica (es posible que ya la tengamos realizada para implementar la transformación) y recogeremos todos los datos posibles. En este sentido, tendremos presente las preguntas que os expondremos a continuación como referencia.
Si la evaluación os parece una tarea titánica que no podéis abordar, os diremos que es normal. De entrada, y si nunca nos hemos involucrado en procesos de dicha índole, puede parecer complicado. Sin embargo, se trata de integrarlo en nuestro día a día y aprovechar sistemas existentes. Os dejamos esta entrada sobre KPI que seguro que os va a ayudar en el proceso.
1. ¿Ha mejorado la productividad de los equipos?
El objetivo de una transformación digital es crear valor al permitir que los equipos trabajen de manera más eficiente. Es por ello que las empresas deben hacer un seguimiento para saber si su estrategia de transformación digital realmente está cumpliendo este objetivo. Para analizar la productividad y determinar si hay una mejora gracias a la transformación digital, reflexionaremos en torno las siguientes cuestiones:
- ¿Las personas están más comprometidas y son más productivas que antes?
- ¿Las tareas automatizadas han dejado más tiempo para otras actividades estratégicas?
- ¿Ha aumentado la productividad?
2. ¿Se ha conseguido un retorno de su inversión?
Junto con la productividad de los equipos, el crecimiento de los ingresos es una de las métricas más claras para medir el éxito de la transformación digital. Según la encuesta 2020 de PwC Global Digital IQ, dos tercios de las empresas dicen que «el crecimiento de los ingresos y la rentabilidad sufrirían si no se transformaran digitalmente con la suficiente rapidez». Por otro lado, la misma encuesta encontró que las empresas con las transiciones digitales más efectivas tuvieron un crecimiento del margen de beneficio un 17% más alto que sus pares durante tres años.
Por lo que vamos a contestar estas preguntas para saber si se ha conseguido un retorno de la inversión de digitalización de una empresa:
- En el primer año del proceso, ¿cuánto ha mejorado el margen de operaciones?
- Para el proyecto del 2º y 3º año, ¿cuánto está prevista la mejora de la rentabilidad?
3. ¿Cuál es el nivel de adopción y usabilidad?
Las transformaciones digitales exitosas tienen que ver con la integración. Es decir, si los equipos humanos no utilizan las tecnologías implementadas, la digitalización será más bien un obstáculo. Por lo que, si esto ocurre, no veremos beneficios del proceso de transformación digital.
Durante una transformación digital, las empresas deben descubrir si los equipos están usando el software nuevo y cómo lo hacen para poder tomar decisiones sobre qué tecnologías implementar y dónde. Este proceso también les permitirá auditar los sistemas heredados para determinar cuáles están agregando valor y cuáles ya no son viables. Es esencial desarrollar una estrategia de integración digital que incorpore los sistemas heredados en la medida de lo posible y que descarte los que cuestan más dinero del que generan.
Es por eso que un proceso de digitalización es importante implicar a todo el equipo. Así nos aseguramos, por un lado, de que el proceso sea satisfactorio, puesto que las herramientas que se desarrollan o se incorporan son útiles para las personas que las vayan a emplear. Por otro lado, mejoraremos la motivación y la implicación del equipo al tenerlos en cuenta.
Vamos a ver que cuestiones nos van a ayudar en este aspecto:
- ¿Qué porcentaje de personas forman parte del proceso de transformación?
- ¿Los usuarios conocen el alcance del proyecto de digitalización y el nivel esperado de su implicación?
- ¿Con qué frecuencia se utilizan las herramientas digitales implementadas?
- ¿Qué porcentaje de usuarios usan las herramientas digitales?
4. ¿Ha mejorado su tasa de innovación?
Otro indicador clave de rendimiento para las empresas en los procesos de digitalización o transformación digital es la innovación; más específicamente, cuánta innovación se puede atribuir a la digitalización. A medida que la economía global se vuelve más dinámica, compleja e interconectada, la innovación constante es vital para que las empresas sigan siendo competitivas.
Mientras tanto, la digitalización de los procesos internos facilita la innovación. Desde el uso de herramientas de comunicación y productividad basadas en la nube, hasta sistemas de gestión logística que reducen el desperdicio.
Estas son las principales preguntas entorno transformación digital e innovación:
- ¿Qué porcentaje de incremento en usuarios se ha producido tras la adopción y usabilidad?
- ¿Qué porcentaje de iniciativas provienen de los propios usuarios?
5. ¿Estoy llegando a más clientes?
Las transformaciones digitales que se están produciendo en la economía han cambiado para siempre el panorama competitivo. Nunca ha habido más canales digitales para que los consumidores descubran e interactúen con las marcas. Según Nielsen, los adultos estadounidenses pasan alrededor de cuatro horas y media al día en línea. Vamos por buen camino si optamos por la digitalización de nuestros negocios. Vamos a ver cómo medimos el alcance.
- ¿Las mejoras introducidas nos han permitido llegar a más clientes?
- ¿Hemos podido ofrecer soluciones viables, que hace unos años no eran posibles?
- ¿Qué nivel de incremento en número de proyectos se espera a partir del segundo años de implementación?
Los beneficios de medir los resultados
Hemos hablado de las ventajas de los procesos de digitalización y transformación digital, pero también del esfuerzo que supone. Por lo tanto, esta evaluación en torno a 5 grandes preguntas no solo nos va a permitir saber si la inversión ha valido la pena, sino también para asegurarlo. ¿Es importante verificarlo? Sí, puesto que nuestro objetivo siempre va a ser llegar más lejos y solamente nos lo vamos a poder permitir si sabemos lo que conseguimos con lo que hacemos.
